WBSO: S&O-administratie bijhouden

Op deze pagina leest u hoe u een S&O-administratie bijhoudt. Wij kunnen u bij een controle vragen deze administratie te laten zien. Hoe houdt u een S&O-administratie bij? Vanaf de start van elk project houdt u een S&O-administratie bij. Ook als uw aanvraag nog niet is goedgekeurd. Daarin bewaart u alle brieven en beschikkingen die u van ons heeft ontvangen, en de volgende onderdelen: - Urenadministratie: het aantal uren dat elke medewerker per project per dag aan S&O besteedt. - Projectadministratie: een omschrijving van het type, de inhoud en de voortgang van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden. - Administratie van kosten en uitgaven: een overzicht van de kosten en uitgaven van het S&O-project (als u voor werkelijke kosten en uitgaven koos). Elk onderdeel van de S&O-administratie lichten we hieronder toe. Urenadministratie In uw S&O-urenadministratie houdt u het aantal gerealiseerde S&O-uren bij. - U kunt hiervoor gebruikmaken van het Model urenstaat WBSO (Excel). U mag ook een administratie bijhouden die beter aansluit op uw werkwijze. Maak in ieder geval onderscheid per dag, per project en per medewerker. - Binnen een S&O-verklaring mag u met de S&O-uren schuiven tussen projecten. Als u aan een project minder tijd besteedt, mag u de resterende uren van dat project gebruiken voor één of meer andere goedgekeurde S&O-projecten die meer uren vragen. - Schrijf geen uren voor medewerkers die ziek zijn of verlof hebben. We kunnen dit controleren. - Update het aantal gerealiseerde S&O-uren minstens elke 10 werkdagen in uw eigen S&O-urenadministratie.

Projectadministratie Houd per project een administratie bij waaruit op eenvoudige en duidelijke wijze blijkt wat de aard, inhoud en voortgang van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden zijn. De werkzaamheden die u uitvoert moeten overeenkomen met de projecten die zijn goedgekeurd. - Bundel documenten overzichtelijk per project, voorzie documenten van datum en naam van de opsteller, maak regelmatig een korte samenvatting van de voortgang en bewaar de administratie 7 jaar. - Een S&O-administratie kan uit verschillende (digitale) documenten bestaan, zoals vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto's of video's van prototypes, testresultaten etc. Voor programmatuurprojecten kunt u ook denken aan versiebeheersystemen (zoals SVN en Git) en issuetrackingsystemen (zoals Jira). - Deze administratie moet binnen 2 maanden na afloop van het kalenderkwartaal gereed zijn.